IL valore del PMO

Le aziende oggi sono alla continua ricerca di un miglioramento della redditività. La redditività può essere ottenuta attraverso due linee d'azione: l'aggiunta di nuove entrate o la riduzione delle spese del cliente. .... Quando viene valutato il PMO i dirigenti non riescono subito a vederlo come una organizzazione che  genera entrate organizzazione, né riescono a vedere i risparmi che il PMO sta generando. Come risultato i dirigenti cominciano a mettere in discussione il valore del team e se  i responsabili di progetto stanno in realtà facendo qualcosa per ridurre i costi o aumentare le entrate.

Businesses today are constantly looking for improve profitability. Profitability can be obtained through two courses of action: adding new customer revenue or reducing expenses. .... When PMO is evaluated senior management does not immediately look at it as a revenue-generating organization, nor does it see the cost savings that the PMO is generating.  As a result senior managers begins to question the value of the team and wheter the project managers are actually doing anything to reduce cost or increase revenue.

The PMOSIG Program Management Office Handbook cap- 10 (2011) PMI-PMOSIG

Piccoli progetti

Nel caso in cui non sia possibile avere un disegno finale definito dobbiamo concentrarci sulla Vision della parte più chiara e procedere per piccole porzioni. Ricordiamoci che anche in questo caso il disegno finale , anche se poco definito, deve guidarci. Infatti il disegno finale ci fornisce i costi ed i tempi target.

if we do not have a final design defined, we must focus on the Vision of the most clear and go for small portions. Let us remember that in this case also the final design, although poorly defined, must be our guide. In fact the final design provides us with the cost and the time target.

Il disegno

Alla fine delle interviste potremo mettere insieme il disegno finale, cioè quello che gli stakeholders si aspettano. Questo disegno dovrà essere presentato di nuovo agli stakeholders per l’approvazione finale. Infatti, poiché deve tenere  conto delle esigenze di più persone e dei vincoli, non potrà soddisfare tutti.

La responsabilità della fase è del Business Analyst,  il ruolo del Project Manager è quello di garante del fatto che tutte le attività siano portate a termine correttamente e nei tempi definiti,  e che il disegno finale sia pienamente condiviso.

At the end of the interviews we put together the final design, which is what the stakeholders imagine. This design will be presented back to the stakeholders for final approval. In fact, since it must take into account the needs and constraints of most people, it may not suit everyone.

The Business Analyst is responsible for this phase, the role of the Project Manager is to guarantee that all tasks are completed correctly and as scheduled, and that the final design is fully shared.

La vision

Il racconto degli stakeholders deve essere mediato con le tecniche e con le teorie organizzative. Inoltre dobbiamo applicare i vincoli strutturali, quelli esterni di leggi e regolamenti, della tipologia di business, di tempo e di costo. Inoltre dobbiamo tenere conto dei vincoli ambientali.

The stakeholders’ story must be mediated with the techniques and organizational theories. In addition, we must apply the structural constraints, external laws and regulations, the type of business, time and cost. We must also take into account environmental constraints.

La Vision

Per costruire la vision dobbiamo intervistare gli Stakeholders e farci raccontare come, secondo loro, sarà la situazione quando il progetto sarà finito. L’ideale è farci fare un disegno ma una descrizione dettagliata può essere sufficiente. In questo caso noi dobbiamo fare da facilitatori affinchè il loro pensiero esca fuori facilmente. Siamo come una levatrice che facilita l’uscita del bambino.

To build the vision we have to interview the stakeholders and they have to tell us how they think the situation will be when the project is finished. The best way is that they make us a drawing, but also a detailed description may be sufficient. In this case, we must act as facilitators so that their thoughts convey easily. We are like a midwife who facilitates the birth of a child..

Il progetto

Ci sono due tipi di progetti: uno ingegneristico, con un contenuto determinato da vincoli e regole strutturali, ed uno che si costruisce con l’aiuto degli stakeholders, che, man mano, costruiscono la loro vision. E’ chiaro che la prima tipologia può essere predeterminata, la seconda no.

Soprattutto per la seconda  quindi dobbiamo costruire con pazienza la vision. 

There are two types of projects: an engineeristic, which  content  is  determined by structural constraints and rules, and one that is built with the help of stakeholders, which, little by little, are  building their vision. It is clear that the first type can be predetermined, the second is not.

Especially for the second we have to patiently build the vision.

La soluzione

La Vision è ‘proprietà’ degli stakeholders. Per avere una Vision lucida e corretta dobbiamo individuare chi sono e metterli insieme per avere tutte le sfaccettature necessarie. Ci deve essere un facilitatore (analista di business o conoscitore profondo delle teorie e delle limitazioni del sistema) che li aiuta a definirla meglio ed a capirne la fattibilità tecnica ed un coordinatore (Project Manager) che, ogni momento, intuisce la fattibilità economica e temporale


Vision is the 'property' of the stakeholders. Vision To have a clear and correct we have to identify who they are and put them together to get all the facets necessary. There must be a facilitator (business analyst or expert on theories and limitations of the system) which helps them to better define and understand the technical feasibility and a coordinator (Project Manager) who understands the economic feasibility and temporal

La vision

La vision di Progetto/programma deve essere sviluppata secondo le sue componenti, cioè per ogni prodotto/servizio rappresentato nel quadro d’insieme deve essere sviluppato il progetto che lo produrrà. L’insieme di questi progetti può essere raggruppato secondo un concetto di programma.

The vision of the project / program must be developed according to its components, ie for each product / service, represented in the overview, must be developed the project that will produce it. All of these projects can be grouped according to a concept of the program.

la vision

Affinchè un progetto abbia una buona riuscita quello che serve è la vision: immagina di aver finito, stai andando via, guardati indietro, quello che vedi è esattamente quello che il tuo progetto deve realizzare. Noi dobbiamo , insieme agli stakeholders, costruire la vision..

In order for a project to be a success  the vision is needed : Imagine you're done, you're going away, looking back, what you see is exactly what your project must achieve. We must, together with stakeholders, build the vision ..

Gli stakeholders

Il rapporto con gli stakeholder è molto importante. Bisogna individuarli e classificarli. Nel momento di assessment iniziale cercate di fare attenzione alle persone che intervistate non soltanto alle loro parole.

Il successo

Il successo di un progetto è il rapporto con gli stakeholders e coinvolge interazioni tra chi gestisce il progetto stesso e chi ne riceve i risultati. Inoltre ci sono fattori addizionali da tenere sotto controllo come il prodotto ed il suo utilizzo, la crescita del team ed il suo sviluppo, il cliente, i benefici e l’ambiente.

La percezione del tempo

L’esatta percezione del tempo è quello che serve per fare un piano realistico.

Per noi il tempo ha sempre bisogno di termini di riferimento. E’ più facile visualizzare il tempo occorrente per fumare una sigaretta che 5 minuti. Quindi dobbiamo trovare termini di riferimento per quello che dovremo fare basandoci su una unità di misura conosciuta. Parliamo di 5 volte il tempo per truccarci invece che di 40 minuti, di 2 volte la lettura del giornale invece che di 4 ore. 

Il cambiamento

Cambiare vuol dire crearsi nuove abitudini. E’ come quando dopo aver cambiato casa con la macchina continuate ad andare automaticamente verso quella di prima. Dobbiamo insegnare al cervello a memorizzare la nuova strada e a seguirla automaticamente.

Il cambiamento

Ci sono due tipi di cambiamento: uno che si verifica dentro un dato sistema il quale resta immutato mentre l’altro, quando si verifica cambia il sistema stesso.

P. Watzlawick, J. Weakland, R. Fish – Change – 1974 Astrolabio

Il cambiamento

Il cambiamento attraversa varie fasi

-         La coscienza del problema

-         La ricerca delle cause

-         L’analisi delle alternative

-         La simulazione delle soluzioni

-         La scelta della soluzione

-         L’adozione di nuovi schemi di comportamento

-         Il test di funzionamento delle nuove modalità

-         Gli opportuni adattamenti

-         il nuovo cammino

La resistenza

Ognuno di noi è resistente al cambiamento perché restare nello stato attuale vuol dire conservare il proprio potere. Il potere deriva dalla conoscenza, deriva dalle capacità acquisite in anni di lavoro, deriva dal proprio essere un punto di riferimento per le generazioni future. Il potere in azienda è come quello di una madre invadente che non permette ai propri figli di crescere perché poi lei non saprebbe più cosa fare.

Il cambiamento

Per indurre una persona a cambiare dobbiamo dimostrare che la strada vecchia è bloccata e portarla per mano lungo la nuova. Per questo i cambiamenti sono lunghi, perché la strada nuova deve essere completamente tracciata e deve dare le stesse sicurezze della vecchia.

Il Change Management

Cambiare, tutto e legato a questa parola di cui però nessuno sembra leggere il vero significato. Per cambiare ci vuole la volontà che ci deve sostenere nello sforzo. Ci deve essere un perché ed un punto di arrivo chiaro e condiviso. Molti PMO falliscono perché mancano questi due fattori.

Le resistenze

Mettere in piedi una funzione di PMO è subire una forte riorganizzazione. Come tale deve essere fatta salvaguardando il lavoro di tutti i giorni e inserendo la nuova struttura con saggezza. Attenzione alle resistenze.

Il PMO

La prima azione da fare è quella di scrivere il Mission Statement. Partendo dal Mission Statement generale, con tutte le funzioni che un PMO può assolvere, bisogna chiedere agli stakeholders di disegnare il proprio PMO. Questo ci permetterà di capire quello che vogliono, perché sentono di aver bisogno di un PMO e le loro resistenze .

Il PMO

Settare un ufficio di PMO è un fatto culturale ed organizzativo e deve essere fatto seguendo due filoni, da una parte la cultura di Progetto che deve essere instillata a gocce in modo costante attraverso la creazione di una comunità di pratica (COP), dall’altro riorganizzando l’azienda in modo da creare un’autostrada per la comunicazione. Come si vede ambedue i filoni sono dirompenti, quindi ci vuole tempo e costanza e, soprattutto, una forte sponsorizzazione.

Il Mission Statement

Il mission statement serve per capire se il portfolio è allineato, cioè se stiamo facendo progetti che ci porteranno ad assolvere in maniera efficace la nostra missione.

Il Mission Statement di Osvaldo è quello di trasmettere il sapere sulla gestione progetti, sia che derivi da sue esperienze sia che derivi da sue letture o da informazioni che riceve dall’esterno attraverso i canali canonici dell’informazione: libri, Internet, Convegni.

La comunicazione deve essere comprensibile anche a coloro che non hanno una vasta cultura in Materia.

Un mission statement

Un Mission statement ben fatto è il seguente: La mission dell’Air Force (US) è quella di organizzare, educare, ed equipaggiare le forze aeree al fine di condurre operazioni di combattimento aereo rapide e supportate.

Il controllo

Il controllo deve essere esercitato costantemente e si deve permettere agli altri di esercitarlo. La catena del controllo passa dalla Sponsor al Board di Steering, al PM al Team Leader. Ognuno ha la sua fetta di controllo che deve esercitare insieme agli strumenti che gli permettono di esercitarlo. La comunicazione è la via maestra che corre come un’autostrada tra questi attori.

Il potere

Il potere dipende da chi te lo delega e da quanto te ne delega. Chiedetevi chi comanda veramente e se vuole veramente delegarvi potere. Quando il PM agisce, agisce in nome e per conto, mai per se stesso. Quindi è un potere delegato. Se chi lo delega lo lascia agire anche il PM ha potere. Osservate attentamente il vostro sponsor e cercate di capirlo; se sarete in sintonia tutto diventerà più facile. 

La costanza

La gestione del progetto richiede una buona dose di costanza perché tutto sembra remare contro e, soprattutto il tempo, sempre scarso, sembra non voler permettere la corretta gestione del progetto. Costanza e perseveranza, invece, sono le doti che vi faranno superare tutte le remore e guidare il progetto in porto utilizzando tutti gli strumenti che la gestione progetti vi mette a disposizione proprio come un salvagente.

L'Organizzazione

Organizzare il gruppo di lavoro è un processo da fare subito. Infatti una buona organizzazione permette di rimuovere le barriere comunicative e di far scorrere fluidamente i messaggi. Dobbiamo pensare che il miglior modo di salvaguardare tempi e costi è quello di rimuovere ogni causa di inceppamenti.

L'inizio

Iniziamo un progetto con 4 specifici processi:

-        -  Raccogliere tutte le informazioni disponibili su environment e assets

-     -   Individuare gli stakeholders ed intervistarli per capire la loro comprensione dell’obiettivo del progetto, la loro posizione rispetto al progetto e per avere maggiori informazioni su di loro

-       -   Raccogliere ed attualizzare tutti i template da utilizzare e definiamo il repository

-      -   Fare il punto sulla situazione di partenza

I benefici

I benefici devono essere messi al centro dei criteri di selezione dei progetti e del processo di valutazionei degli investimenti. La ricerca di fondi deve essere collegata al forecast dei benefici e gli stakeholders devono aver chiaro quale beneficio stanno comprando

Massime da allievi

Il tempo è una risorsa preziosa, non perderlo in argomenti non presenti in agenda..

massime dal allievi

Organizzare il proprio lavoro aiuta a lavorare meglio.