Il tempo

Quando facciamo la stima delle attività ci concentriamo su noi stessi e valutiamo quanto ci metteremo in maniera profondamente egocentrica. Siamo noi soli che gestiamo il nostro tempo con i nostri impegni ed i nostri impedimenti. Sono io che guido la danza. Invece se solo ci guardassimo intorno vedremmo subito come il nostro tempo dipende anche da coloro che ci circondano, intendo coloro con i quali impegniamo un costante combattimento quando eseguiamo le attività. Proviamo invece ad immaginare la nostra gestione del tempo usando il pronome ‘noi’ e considerando il nostro tempo come tempo che non è solo nostro ma che è anche di coloro che ci circondano, ed è quindi non ‘tempo singolo’ ma tempo comune’ e l’unità di misura non è l’orologio, ‘singolo’, fare colazione in albergo,  ma un’attività campione, ‘condiviso’, es fare colazione a casa mattino con il marito o la moglie che chiedono attenzione.

il rischio

Nessuno vorrebbe alzarsi dal letto la mattina, se dovesse prendere una decisione coscienziosa su ogni azione da fare, quindi le persone prendono l’abitudine e la routine che permette alle loro vite di vivere ‘un flusso libero’ fino a che ci sia una situazione inusuale da indirizzare. Questo flusso libero di individui e gruppi è influenzato dalle esperienze passate e dalle aspettative per il futuro.

R. Murray-Webster and D. Hillson – Mnaging group risk attitude – 2008 Gower Publishing pag. 12

Il management

La sinergia può essere definita come la risoluzione della dicotomia tra egoismo e altruismo.

        A.    Maslow – Il Management – 2004 Armando Armando pag. 46

il project management

I piccoli e medi progetti invece vengono sottovalutati perché si parte dal principio che si fa prima a fare che a pianificare, perché sono messi in secondo piano rispetto al lavoro normale e le risorse sono dedicate a percentuale, come se fosse possibile dividere la mente di una persona in compartimenti stagni.

A.M.Felici Project management istruzioni per l’uso – 2012 Manuali Franco Angeli

Che cosa ci fa lì un coniglio bianco (anzi, un Bianconiglio) con il panciotto e un  grande orologio? Sta correndo e continua a ripetere: "E' tardi! Ho fretta!" Alice vorrebbe parlare con lui per chiedergli dove sta andando. Bianconiglio, però, non vuole saperne di fermarsi e si infila in un'apertura buia e stretta.

Da http://lnx.ginevra2000.it/Disney/favolaaliceinwonderland.htm

Che fretta hai se non sai dove stai andando?: pensa, rifletti, ragiona: l’importanza di un obiettivo e di un piano

Un progetto è uno sforzo temporaneo intrapreso allo scopo di creare un prodotto, un servizio o un risultato unici.

E' quello che pensavate?

il progetto

Non esistono progetti di serie A e progetti di serie B, esistono solo progetti più o meno complessi, più o meno rischiosi. Il concetto di progetto è a volte utilizzato in  modo sbagliato; Il ponte sullo stretto di Messina è un progetto, le vacanze sono un progetto. Come vedete è questo uso scorretto del termine che ci porta a ‘fare d’ogni erba un fascio’ cioè ad usare gli stessi strumenti per due cose che più diverse non potrebbero essere.

il ciclo di vita

Il progetto è nato nell’industria, come tale si è portato dietro delle caratteristiche che con la diffusione della progettualità in altri settori, non sono più sostenibili nel modo in cui erano state disegnate originariamente.

Parliamo della definizione dello Scope, della schedulazione e del dizionario della WBS che forse hanno bisogno di essere rivisitate. Il PMBOK (Pmbok guide PMI ) non si riferisce solo ai progetti ingegneristici, ma li comprende tutti, quindi è estremamente flessibile. La sua lettura vera forse ci lascerebbe sorpresi.

il ciclo di vita

Un progetto è una piccola impresa nell’impresa e come questa ha un ciclo di vita che comprende la nascita, lo sviluppo, la maturità ed il declino. Per noi il declino è la fase di chiusura e viene attuata alla consegna dell’ultimo deliverable. La maturità è la fase di esecuzione, quella in cui viene portato avanti il lavoro di progetto. In questa fase i livelli di energia sono alti ed è la fase in cui applicare anche l’innovazione delle modalità di esecuzione e non adagiarsi sulla frase ‘l’ho sempre fatto così, perché cambiare?’

comunicare

Il modo migliore per trasmettere competenze operative è far vedere poi far fare. Ma noi PM non possiamo perché non abbiamo tempo, quindi usiamo il dire. Comunicare con qualcuno è un risultato poi non così naturale e automatico del processo, ed è connesso con le caratteristiche delle entità coinvolte e con quelle dell’ambiente. La differenza fra comunicare qualcosa, comunicare a qualcuno, e comunicare con qualcuno è simile a quella che c’è (potete scoprirla in qualsiasi luna park) tra il fatto che una freccetta sia lanciata, il fatto che la freccetta arrivi a piantarsi su una superficie solida ed il fatto che su un particolare pezzo di superficie solida sia dipinto un bersaglio, il fatto che questo venga centrato e il fatto che venga guadagnata in premio una bambolina.

Da Anna Maria Testa- farsi capire – 2000 – Rizzoli editore

il rischio

Col tempo e la paglia maturano le nespole.

Nei progetti non possiamo aspettare che le cose maturino da sole ma dobbiamo agire. Il Project Manager è un decisonista, non aspetta che le incertezze diventino rischi ma agisce non appena ha il sentore che questo possa accadere.

il rischio

Il rischio è il sale della vita.

Il rischio ha un suo preciso ciclo di vita, inizia ad un livello alto, di tipo manageriale, ma mano che andiamo avanti diventa sempre più specifico ed individuabile. Non fare come lo struzzo, affrontalo subito e tienilo sotto controllo, ti accompagnerà lungo tutto il ciclo di vita del progetto.

Piano e schedulazione

Chi ha tempo non aspetti tempo.

Ricorda di non rimandare le attività più ‘rognose’. Schedula del tempo e falle. Se le rimandi arriverà il momento in cui devi assolutamente farle e non avrai più il tempo necessario per farle bene. Questo ti provocherà insoddisfazione e ti renderà più vulnerabile alle critiche.

schedulazione

Per essere organizzati dobbiamo aver chiaro dove dobbiamo andare, come, e quali sono le tappe intermedie. Dividiamo il nostro cammino in piccoli passi, e, ogni tanto fermiamoci a vedere il cammino fatto e quello ancora da fare. Come per la scalata ad una montagna, teniamo un occhi alla cima per arrivare almeno a tre quarti. Inoltre il passo deve essere costante per non perdere il ritmo. Anche la parola ‘fermiamoci’ deve essere una marcia sul posto. Passo dopo passo, con costanza arriveremo alla fine.

Piano e schedulazione

Per essere organizzati dobbiamo pianificare e schedulare le nostre attività. Le due azioni sono differenti perché con la parola ‘piano’ intendiamo che cosa dobbiamo fare, con la parola ‘schedulazione’ intendiamo quando dobbiamo farla.

Sviluppiamo quindi una pianificazione a breve, medio e lungo termine ed una schedulazione dettagliata a breve, meno dettagliata a medio  e di massima a lungo. Se facciamo questo sapremo sempre i rischi che corriamo se un task a breve ritarda, mentre la visione a lungo termine ci ricorda i nostri impegni futuri. L’uso del calendario giornaliero o settimanale è indice di visione a breve termine se non accompagnato dal calendario mensile che ha un più ampio respiro.

il budget

La difesa del budget

Oddio!!! Ma chi è lei, la progenie di Satana? Non si rende conto che se taglia anche un dollaro del mio budget, s’innescherà una reazione a catena che potrebbe alterare la rotazione del pianeta, sciogliere le calotte polari e condannarci tutti a morte?

Scott Adams Il principio di Dilbert – Garzanti editore 1997 – pag. 204

Lo scope

PMOsvaldo Pensiero del giorno: 15/1/2012

        

Lo scope di un progetto è tutto quello con cui avremo a che fare e corrisponde all’italiano contenuto. Quindi quando definiamo lo scope non parliamo  degli obiettivi ma dell’insieme di elementi che ci permetteranno di definire il lavoro.

I costi

PMOsvaldo Pensiero del giorno: 14/1/2012  

      

Non è possibile fare un progetto non calcolando in modo corretto il rapporto costi, tempi, scope, qualità. Il costo è il risultato di questi fattori, con l’aggiunta del costo per la gestione del progetto che è almeno il 10% del costo totale con variazioni dovute alla complessità del progetto. Quindi più diminuiamo il fattore costo più dobbiamo diminuire uno o più degli altri fattori. Non si può fissare un budget basso e cercare di comprare la borsa di uno stilista: finiremo per accontentarci di un prodotto contraffatto oppure di un prodotto difettoso. E’ nella natura delle cose “non si può volere la botte piena e la moglie ubriaca” (proverbio italiano)

I requisiti

PMOsvaldo Pensiero del giorno: 13/1/2012        

Quando cerchi di capire le esigenze di una persona, ricordati che cercherà da te la soluzione miracolosa per migliorare il suo lavoro in casi eccezionali, cioè in quei casi che gli hanno procurato senso di impotenza o che, peggio ancora, gli hanno fatto fare brutte figure. Ti racconterà quindi le eccezioni. Ciò che invece fa normalmente non te lo racconterà mai perché per lui è tanto normale che dà per scontato che tutti lo sappiano, e quindi anche tu che ti poni come suo consulente. 

l'obiettivo

PMOsvaldo Pensiero del giorno: 12/1/2012    

    

Chi lascia la strada vecchia per la nuova, sa sempre quel che lascia, mai quel che trova

Questo vecchio adagio sembra il manifesto di quei Project Manager che insistono a percorrere sempre la stessa strada senza chiedersi mai se ce n’è una migliore. Certo che fare le cose sempre nello stesso modo costa meno fatica ma gestire progetti è anche innovare sia prodotti che modalità di produzione. Il nostro motto è ‘fare le cose necessarie, solo quelle, nella maniera più efficiente possibile; il nostro faro è l’obiettivo’

Il tempo

PMOsvaldo Pensiero del giorno: 11/1/2012   

   

Il tempo è come un palloncino rotondo pieno d’aria, se si comprime da una parte cambia forma in modo buffo; se si comprime troppo scoppia.

Il libro di Osvaldo

Mente aperta

PMOsvaldo Pensiero del giorno: 9/1/2012        - 1

Se non si guarda alle cose attraverso il filtro dei propri concetti non ci si annoia mai. Ogni cosa diventa unica.

A.   De Mello - Messaggio di un aquila che si crede un pollo - 1995 Piemme pag 134

Caratteristiche del Project Manager

PMOsvaldo Pensiero del giorno: 8/1/2012        - 2

Il Project Manager è un Manager quindi un Leader che guida le sue risorse verso un obiettivo. Un tecnico al contrario è un solitario che dà  molta più importanza al come che al dove. Il tecnico quindi tenderà ad essere più focalizzato verso le modalità utilizzate per realizzare un deliverable e sarà esso stesso lo stakeholder principale considerando la sua visione la migliore. Naturalmente questo ha un fondamento di verità perché il tecnico tende a dare il massimo. Quando scegliamo un Project Manager guardiamo soprattutto alla sua capacità di catturare quello che è veramente importante per gli stakeholders e di delegare il come, conservando però il controllo del bilanciamento tempo/costo e delle priorità

PMOsvaldo Pensiero del giorno: 7/1/2012        - 3

La prossima volta che vi trovate in grandi ambasce nel completare qualcosa fate un respiro e chiedetevi: è veramente importante? E se non lo faccio che succede? Il modo in cui l’ho impostata è veramente quello più efficiente in questo momento oppure lo sto facendo così per abitudine?

La misura del tempo

PMOsvaldo Pensiero del giorno: 6/1/2012        - 4

Valutare la durata di un’attività è una delle cose più complicate che ci siano, a meno di avere a disposizione dei misuratori con cui confrontarsi. Ultimamente sono nati nuovi mestieri e nuove attività che difficilmente sono ingabbiabili in misuratori standard. Tradurre una pagina in un’altra lingua, assemblare un armadio, installare un’antenna, stampare un libro sono attività per le quali esistono misure comparabili mentre sviluppare qualcosa di totalmente nuovo ha in se fattori correttivi  che forse il metodo dell’utilizzo di uno standard non funziona. Come fare? Con il campione di paragone, definendo cioè un campione da misurare e poi proiettare per ottenere la stima a finire.

il business case

PMOsvaldo Pensiero del giorno: 5/1/2012        - 5

Quando impostiamo un progetto lo ingabbiamo dentro le ipotesi. Queste sono situazioni e valori validi al momento dell’ideazione. Man mano che il progetto procede le ipotesi devono essere rivalidate perché basate su situazioni che cambiano a causa del normale evolversi delle cose e del miglioramento della nostra conoscenza dell’ambito e del contenuto. Questo è vero soprattutto per progetti che hanno come risultato la soddisfazione di un bisogno, la realizzazione di un sogno, il procedere di una ricerca. Ne consegue che anche la fotografia del risultato o rendering, fatta all’inizio, deve essere rivista.

PMOsvaldo Pensiero del giorno: 4/1/2012        - 6

I progetti spesso sono mezzi per raggiungere obiettivi strategici e quindi devono essere ad essi strettamente collegati attraverso indici o parametri di valutazione. Questi parametri sono assegnati al progetto durante la fase di proposta, quando ancora il progetto vero e proprio non è stato impostato ma si  è ancora nella fase di valutazione delle diverse alternative. La soluzione scelta porta quindi con se i suoi indici basati su calcoli che hanno un grosso problema di incertezza e vanno periodicamente rivisti.

Il tempo

PMOsvaldo Pensiero del giorno: 3/1/2012        - 7

La misurazione del tempo iniziò da quando l’uomo si rese conto che non era immortale, quindi cercò di dare un’interpretazione logica al fluire del tempo. E’ un’interpretazione e come tale ha bisogno di basi di misura. La base di misura del nostro tempo è il secondo;  In Italia il secondo è misurato in base al campione dell' Istituto elettrotecnico nazionale Galileo Ferraris, a Torino. Quindi se l’uomo ha fatto tanti studi per stabilire una unità di misura, perché noi siamo così superficiali nel calcolare il tempo necessario per fare un’attività?

Essere realistici

PMOsvaldo Pensiero del giorno: 2/1/2012        - 8

Ci sono poche cose che stressano di più dell’avere aspettative esagerate, quindi siate realistici su quello che potrete raggiungere in un dato periodo di tempo. Voi non trarrete benefici dall’imbarcarvi in una schedulazione punitiva o ambiziosa che poi non riuscirete a mantenere. Imparate a riconoscere i limiti delle vostre capacità e non impegnatevi in un progetto che sapete non realistico.

PMOsvaldo Pensiero del giorno: 1/1/2012        - 9

Avere degli obiettivi fa parte della natura umana, chi non ha più obiettivi ha smesso di vivere. Gli obiettivi diventano progetti. Noi passiamo la vita a fare progetti, progetti per il nostro futuro lavorativo, progetti per la nostra vita sentimentale, progetti per le vacanze. Ci vuole solo un po’ di organizzazione per poi poterli attuare. Impareremo con Osvaldo come fare.

Buon anno e buona riuscita dei nostri progetti