Piccoli progetti

Nei progetti piccoli si usano gli stessi standard con una particolare attenzione alla loro applicazione. Infatti, poiché per un PM sono importanti tempi e costi, ogni processo va o non va applicato a seconda che sia o meno importante e che ne valga la pena. Attenzione a non fare l’errore di sottovalutare l’importanza della gestione del progetto perché è più facile andare in ritardo in modo significativo in un progetto piccolo che in un progetto grande.

In small projects you must use the same standards with particular attention to their application. Since, for a PM, time and cost are important, each process either is applied or is not applied depending on whether or not it is important and that it's worth it. Be careful not to make the mistake of underestimating the importance of project management because it is easier to have a significant delay in a small project than in a big project

I ruoli

Il disegno dei ruoli è la base per ogni progetto. Come per una commedia il regista assegna I ruoli, possibilmente uno di titolare ed uno di sostituto, poi fa la lettura del copione (Piano) insieme a tutti, in modo che sia chiaro come ognuno contribuisce all’intera rappresentazione.

The design of roles is the basis for each project. As a comedy director assigns roles, possibly one holder and one substitute, then makes the reading of the script (Plan) with them all, so that it is clear how each contributes to the whole representation

Il nostro memorandum

Cercare il modo migliore per raggiungere gli obiettivi risparmiando tempi e costi e minimizzando i rischi. Questo è il monito che tutti noi dovremmo tenere di fronte alla nostra scrivania scolpito a lettere cubitali.

Seeking the best way to achieve the goals saving time and costs and minimizing risk. This is the warning that we should all keep in front of our desk sculpted in large letters..

Lavorare per progetti

Per lavorare per progetti dobbiamo cambiare l’organizzazione passando da una struttura verticale burocratica ad una struttura matriciale più coinvolta nella partecipazione, nelle decisioni congiunte, nel lavoro di squadra..

To work for projects we need to change the organization moving from a vertical bureaucratic structure to a matrix structure more involved in the participation in joint decision-making, teamwork

Il tempo

I greci avevano vari modi di chiamare il tempo, i più importanti erano Kronos, il tempo che scorre e Kairos, il momento giusto. Il piano realistico deve tener conto di entrambi.

David Restante

The Greeks had different words to describe time, the most important were Kronos, the running time and Kairos, the right moment. The realistic plan must take account of both.

Il Piano

Quando si struttura un percorso in modo da avere una visione, anche piccola, di quello che potrebbe succedere, subentra un senso rassicurante di controllo degli eventi.

David Restante

When you structure a process in order to have a vision, however small, of what might happen, it comes a reassuring sense of control of events.

il progetto

Un progetto infallibile, a prova di rischio, è praticamente una contraddizione in termini. …. Il progetto deve separare il ‘rilevante’ dall’irrilevante’, filtrare i frammenti gestibili di realtà per eliminarne tutte le parti che resistono alla manipolazione e prendere di mira gli obiettivi che sono resi ‘ragionevoli’ e ‘alla nostra portata’ dai mezzi e dalle competenze attualmente disponibili, integrati dai mezzi e dalle competenze che si spera saranno presto acquisiti.

Z. Bauman – Vite di scarto (2011) Economica Laterza

A project infallible, risk-free, it is virtually a contradiction in terms. .... The project must separate the 'significant' from 'irrelevant', filter manageable fragments of reality in order to remove all the parts that are resistant to manipulation and target goals that are made ​​'reasonable' and 'within our capabilities' of the means and the skills currently available, complemented by the means and the skills which it is hoped will soon be acquired.

Il piano

Il buon funzionamento di un piano si vede solo se qualcosa non avviene così come pianificato. Se il piano funziona il progetto resta sotto controllo perché il piano del rischio, la gestione della configurazione e la gestione dei cambiamenti fanno da paracadute…

The good functioning of a plan can be seen only if something does not happen as planned. If the plan works the project remains under control because the plan of risk, the configuration management and change management are the parachute ...

Lo schedario

Il progetto deve avere la sua cassetta degli attrezzi che è composta da una serie di strumenti che sono moduli, linee guida, workflow e dizionario per la comunicazione. Questi devono essere riposti nello schedario di progetto ed essere facilmente consultabili.

The project must have its toolbox that consists of a set of tools that are modules, guidelines, workflow and dictionary for communication. These should be placed in the file of the project and be easily accessible.

Il rischio

Evento o condizione incerti che, se si dovessero verificare, avrebbero un effetto positivo o negativo sugli obiettivi di progetto.

An uncertain event or condition that, if occours, has a positive or negative effect on a Project’s obiectives. 

La comunicazione

La matrice RACI serve anche per definire come sarà gestita la comunicazione di progetto. Infatti mostra chi riceverà le comunicazioni ed in quale modo. Guardando la matrice si vede subito se la comunicazione fluirà in modo corretto o se ce ne sarà troppa o troppo poca.

The RACI matrix is also used to define as project communication will be managed. In fact it shows who receive communications and in what way. Looking at the matrix you can see immediately if the communication will flow properly or if is excessive or not enough ..

I ruoli

Ogni progetto ha i suoi ruoli ed i sui meccanismi di funzionamento. All’inizio il Project Manager deve preoccuparsi di distribuire un documento ai major stakeholders e di concordare con loro la matrice RACI e il piano della comunicazione.

Any project has its roles and mechanisms of operation. At first, the project manager must be concerned with distributing a guideline  and agreed with major stakeholders. The document contains the RACI matrix and the communication plan.

Halo effect

Il percorso tradizionale del Project Manager passa attraverso un ruolo tecnico per arrivare poi ad un ruolo manageriale. Ci sono più modalità per fare questo percorso: a balzi, passeggiando, di corsa. Solitamente però il cammino è determinato dall’esigenza dell’azienda di affidare un progetto ad una persona che se ne assuma la responsabilità. Questo però è raramente accompagnato da una delega di responsabilità

The traditional path of the Project Manager passes through a technical role and arrive at a managerial role. There are multiple ways to do this route: leaping, walking, running. Usually, however, the path is determined by the need of the company to entrust a project to a person who would take the responsibility. But this is rarely together with a delegation of responsibility

Il team

La creazione del team avviene attraverso una serie di incontri in cui il PM illustra il progetto. Poiché il team è composto prevalentemente da tecnici dobbiamo essere molto concreti e precisi quando illustriamo quello che ci aspettiamo da loro, quando, con che modalità, con che tempi e quali saranno i parametri che utilizzeremo per misurarli.

Team building occurs through a series of meetings in which the PM explains the Project Plan. Because the team is composed primarily of engineers we have to be very specific and precise when we illustrate what we expect from them, when, in what manner, with what time and what are the parameters that we use to measure them.

I ruoli

I ruoli devono essere stabiliti fin dall’inizio ed, insieme a questi, le modalità di funzionamento. In una pubblica amministrazione quando si fa una legge si devono fare anche i decreti attuativi. Per noi le modalità di funzionamento sono i nostri decreti attuativi. Se le persone non sanno cosa devono fare non lo fanno oppure lo fanno con i loro tempi. In un progetto i tempi sono quelli del Project manager.

The roles must be established from the outset and, at the same time, must be established the operating rules. In a public administration when the  Government establish a law it  should also do the executive decrees. The operating modes are our executive decrees. If people do not know what to do or he doesn't do it or he does it  in their own time. In a project the schedule must be done by  the project manager.

La proattività

Compito di un Project Manager è quello di portare a termine il progetto in accordo con tempi, costi, qualità e customer satisfaction definiti nel Charter. Quindi, una volta condiviso il piano, deve attivare il processo di Monitoring e Control. Questo non significa restare in attesa degli avanzamenti e dei problemi ma promuovere tutte le azioni necessarie perché il processo di comunicazione funzioni.

Aim of a project manager is to complete the project according to time, cost, quality and customer satisfaction as defined in Charter. So once shared the PLAN , he must start the process of Monitoring and Control. This does not mean keep waiting of the progress and issues but to promote any necessary action for the process of communication to work.

La preparazione

Un fattore importante per la crescita è la conoscenza. L’azienda deve prepararsi accuratamente al salto attraverso la formazione e l’informazione. La formazione aiuterà le persone a non aver paura del nuovo modo di lavorare e l’informazione metterà a loro disposizione gli scenari futuri. .

An important factor for growth is knowledge. The company must be prepared carefully to jump through education and information. The training will help people not to be afraid of the new way of working and the information put at their disposal scenarios. .

La consapevolezza

La crescita aziendale prosegue per salti. Per fare un salto ci vuole una lunga preparazione fatta di consapevolezza e conoscenza. L’azienda deve essere consapevole che il salto è necessario, che ce la può fare, che ha un paracadute nel caso di insuccesso e che c’è chi la aiuta e che la sua capacità lavorativa non verrà compromessa.

The company's growth goes on with a jump. To jump it takes a lot of preparation made of awareness and knowledge. The Company's Managers  must be aware that the jump is necessary, that they can do it,  they have a parachute in case of failure, they will not be alone and  their ability to work will not be compromised.

Il cammino

Ogni lungo cammino inizia con un primo passo. Per noi il primo passo è la creazione della WBS. Creare la WBS vuol dire chiarire a se stessi ed al team i componenti di progetto e, quindi, avere una completa comprensione dello Scope.

Every long journey begins with a first step. For us, the first step is to create the WBS. Create WBS means to clarify the project scope to themselves and to the team members and, therefore, have a complete understanding of the Project.

La certificazione

Sarebbe importante proporre sempre ai propri stakeholders la certificazione PMP e CAPM. Infatti questo ci permetterebbe di avere una platea che parla un linguaggio omogeneo. Il linguaggio infatti è la base della comunicazione.

It would be important to propose always to its stakeholders the PMP certification and CAPM. In fact, this would allow us to have an audience that speaks a single language. The language in fact is the basis of communication.

Il team

Stabilire da subito un buon rapporto con il team è uno dei fattori importanti. Il team è il protagonista del successo del progetto e una preziosa fonte di informazione. Durante le interviste usate un approccio soft e create un’atmosfera famigliare in modo da aprire un canale di comunicazione a due vie.

Immediately establish a good relationship with the team is one of the important factors. The team is the protagonist of the success of the project and a valuable source of information. During the interviews using a soft approach and create a family atmosphere so as to open a channel for two-way communication.

Il team

Costruire un team è un fattore critico di successo. Dobbiamo iniziare subito cercando di individuare le capacità di ogni componente e dandogli un ruolo. La nostra partitura è il piano e l’assegnazione di ruoli e responsabilità è la parte iniziale del team building.

Building a team is a critical success factor. We must start immediately trying to identify the capabilities of each component and giving him a role. Our sheet music is the plan and the allocation of roles and responsibilities is the first part of team building.

Le interviste

Le interviste iniziali agli stakehoders devono darci elementi per scoprire l’organizzazione percepita, la loro visione del progetto e le loro aspettative, il ciclo di vita del prodotto secondo loro, l’esistenza di altri staheholders fondamentali da intervistare.

The initial interviews to the stakehoders must give us the elements to discover the perceived organization, their vision of the project and their expectations, the product’s life cycle according to them, the existence of other fundamental staheholders to interview.

La leadership

La leadership si costruisce giorno per giorno attraverso l’ascolto , la consapevolezza e l’onestà. L’ascolto ci fornisce il ritmo da usare con il team, la consapevolezza ci fornisce la cautela da usare per guidare il gruppo e l’onestà ci fornisce il modo per ottenere rispetto.

The leadership is built day by day through listening, understanding and honesty. Listening gives us the rhythm for use with the team, awareness gives us the caution to be used to lead the group and honesty gives us the way to get respect

La leadership

I leader risolvono i problemi di oggi guardando alle opportunità di domani… mente aperta e ascolto

Leaders solve the problems of today looking at the opportunities of tomorrow ... an open mind and listening

La puntualità

La puntualità è uno dei maggiori pregi di un PM, fa parte della sua mentalità. Essere puntuali significa però sapersi pianificare quindi è una qualità che si migliora con il tempo.

Punctuality is one of the major advantages of a PM, is part of his mentality. Be punctual mean knowing how to plan so it is a quality that improves with time

L'inizio

Il punto di partenza del PMO è la presa visione delll’intera azienda con la sua mission e con i suoi obiettivi. Quindi bisogna capire  se l’azienda è project-driven. Se si dobbiamo disegnare l’organizzazione aziendale intervistando gli stakeholders.

The starting point of the PMO is the viewing the whole company with its mission and its goals. So you have to figure out if the company is project-driven. So we have to draw the organization interviewing stakeholders.

Il PMO

Molti uffici di gestione dei progetti, tecnicamente competenti,  non riescono a realizzare il loro pieno valore perché sono concentrati sulla tecnologia e la conformità ai processi. Questo tipo di PMO viene spesso visto  come un’aggiunta di tipo amministrativo.

Many technically competent project management offices fail to realize their full value because they are focused on technology and process compliance. This type of PMO is often seen as administrative overhead.

The PMOSIG Program Management Office Handbook cap- 4 (2011) PMI-PMOSIG

Il rischio

La distinzione fondamentale tra l'incertezza e il rischio deriva dalla considerazione delle conseguenze. Forse la definizione più semplice di rischio è 'incertezza che conta ", in quanto l'incertezza senza conseguenze non presenta rischi.

The key distinction between uncertanty and risk arise from consideration of the consequences. Perhaps the simplest definition of risk is 'uncertainty that matters' , since uncertainty without consequence poses no risk..

D. Hillson and R. Murray Webster Understanding and managing risk attitude (1955) Gower 

Il rischio

Il processo di risk management è un approccio sistematico e proattivo per prendere il controllo dei progetti attraverso la comprensione o la diminuzione delle  incertezze.

The risk management process s is systematic and proactive approach to taking control of projects by understanding or decreasing uncertainties.

Risk Management by Rita Mulcanhy’s (2010) RMC Pubblications Inc.