La WBS

La WBS rappresenta una chiara descrizione dei deliverables del progetto, il ‘che cosa’ del progetto, e supporta la definizione del lavoro da fare, cioè dello scope del progetto stesso..

The WBS is a clear description of the project deliverables of the project, the 'what' of the project, and supports the definition of work to do, that is, the scope of the project itself.

L'irrazionale

Il progetto è composto da tanti stakeholders che hanno una diversa modalità di comportamento, di pensiero e di reazione. Questo ci porta  a dover utilizzare le nostre doti di intuito più che le nostri doti razionali. Il project Manager deve quindi riuscire ad attivare il suo lato del cervello che presiede all’irrazionale e farlo funzionare come un radar.

The project is composed of many stakeholders who have different patterns of behavior, thinking and reaction. This leads us to use our gifts of insight that our most rational qualities. The project manager must then be able to turn on its side of the brain that presides over the irrational and make it work like radar.

Il team

Il team di progetto deve includere tutti coloro che contribuirànno in modo significativo al progetto, sia  gestionali sia manager, sia a tempo pieno che part-time.

The project team should include everyone who will significantly contribute to the project, both managerial and non-managerial people, wheter they are full time or part time.

PMI (1997) Principles of Project management pag 135

La motivazione

La motivazione rimanda in generale all’insieme delle volontà che mettono in moto un organismo vivente verso una meta e alle emozioni connesse. La motivazione viene sempre riferita a un’energia, di natura conscia o inconscia, orientata a un’azione..

Incerti, Santoro, Varchetta Schermi di formazione (2000) Guerini e associati

Motivation refers in general to all that will put in motion a living organism toward a goal and the emotions involved. The motivation is always referred to an energy conscious or unconscious, oriented to action..

il cambiamento

Combattere il cambiamento è una strategia senza via d’uscita, è come don Chisciotte contro i mulini a vento. Dobbiamo seguire la corrente ed anticiparne le volute assecondandole.

Combat climate change is a strategy with no way out, it's like Don Quixote against the windmills. We must follow the current and anticipate favoring the oucomes.

Il cambiamento

Prepararsi per il cambiamento vuol dire essere coscienti di quello che succederà ed essere pronti ad affrontarlo.

Questa è la parte più importante perché è l’unico modo per governarlo.

Prepare for the change is to be aware of what is going to happen and be ready to deal with it.

This is the most important because it is the only way to govern

il pmo

Si stà facendo strada un nuovo concetto di PMO in cui anche il PMO è una funzione. Questo darebbe una dignità aziendale ad una realtà oramai consolidata. Le nuove strutture organizzative si stanno adeguando ai tempi.

Is being done a new concept of road where even the PMO is a function. This would give a dignity to a reality now consolidated. New organizational structures are adapting to the times.

Problemi manageriali

L'approccio tipico dei nuovi responsabili dei progetti è quello di concentrarsi sui dettagli tecnici dei risultati che il proprio progetto sta cercando di produrre. Anche se questo deve sempre  essere una preoccupazione del project manager, il pm di successo e più esperto riconosce presto  che i problemi che portano via più tempo  e sono i più  importanti da affrontare sono quelli  manageriali, i problemi che determinano o meno se l'organizzazione del progetto sopravviverà e prospererà nell'organizzazione madre.

The tipical approach of new project managers is to concentrate on the technical details of the results their project is attempting to produce. While this must always be a concern of the project manager, the successful and more experienced individual soon recognize that the most time-consuming and significant concern facing project managers are managerial issues, issues which determine whether or not the project organization will survive and flourish within the larger organization.

Principles of Project management pag 91 

La WBS

La WBS è un modo di governare il progetto suddividendolo in piccoli pezzi gestibili. Il dizionario della WBS è la descrizione del pacchetto di lavoro che occorre per realizzare il pezzo in esame…

The WBS is a way of governing the project by breaking it down into small manageable pieces. The WBS dictionary is a description of the work package needed to realize the piece ...

Portfolio

Insieme di progetti o programmi e altri lavori che vengono raggruppati per facilitare la gestione efficace del lavoro e allo scopo di raggiungere gli obiettivi aziendali strategici.

L'organizzazione

Ogni stakeholder a questo momento del processo di cambiamento, dovrebbero aver acquisito sufficiente consapevolezza e comprensione per iniziare a chiarire la finalità, gli obiettivi, le alternative e i rischi connessi alla scelta del metodo meglio equilibrato per l'attuazione l'organizzazione della gestione del progetto.

Each stakeholders by this time in the change process should have gained enough awareness and understanding to begin clarifying the purpose, goals, objectives, alternatives, and risks involved in choosing the best balance approach for implementing the project management organization.

The Principles of project management PMI 1997 Adams Bilbro and Stockert p 105

L'organizzazione

L'installazione di una organizzazione di Project Management deve essere pianificata con cura da parte di tutti coloro che devono sostenere e partecipare ai lavori. E’ fondamentale l’input delle parti interessate. I task devono essere assegnati a coloro che li devono realizzare e le date devono essere impostate ...

The installation of the project management organization has to be carefully planned by all those who must support and participate in the work. The stakeholders’ input is critical. Tasks need to be assigned to those who will accomplish them and dates need to be set...

The Principles of project management PMI 1997 Adams Bilbro and Stockert p 105

Il ruolo

L’organizzazione aziendale ed i ruoli viaggiano di pari passo. Per questo quando si vuole che la figura del project manager assuma importanza come unica interfaccia nei confronti del cliente bisogna agire anche sull’organizzazione affinchè recepisca questo cambiamento..

The organization and roles go hand in hand. So when you want the project manager assumes importance as the only interface to the customer must also act on the organization so that transpose this change.

L'inizio

L’impostazione del progetto avviene nella fase di avvio. In questa fase infatti vengono date le regole di base e le indicazioni di comportamento che dovranno essere seguite in tutto il corso del progetto.

The setting of the project is in the start-up phase. In this phase are given the basic rules and guidelines for behavior to be followed throughout the course of the project

Il tempo

L’uso del tempo in modo efficiente è uno delle maggiori caratteristiche che un pm deve avere. Tutte le attività hanno una durata e la durata è il tempo teorico che ci serve per farle. Nella realtà questo tempo non è un fattore univoco perché va mixato con altri tempi. Chiamiamo tempo-attività1 quello che mi serve per svolgere l’attività1, mettiamolo sulla scala temporale aggiungendoci dal-al e vediamo tutti gli altri tempi che in quel giorno consumeremo: tempo-pausa, tempo-trasporto, tempo-interfacce, tempo riunioni. Questi tempi si sovrappongono occupando ognuno uno spazio temporale ed impedendo al tempo-attività1 di svolgersi in maniera continua.

The use of time efficiently is one of the major characteristics that a pm must have. All activities have a duration and the duration is the theoretical time we need to get them done. In fact, this time is not a factor unique because it is mixed with other times. Call time-activity1 what I need to do the activity1, put it on the time scale by adding start date-end date to see all the other times that day consume: time-space, time-shipping, time-interfaces, time meetings. These times overlap eachother occupying a space of time and preventing the time-activity1 to take place in a continuous manner.

Gli stakeholders

Il progetto è fatto dagli stakeholders. Tutti coloro che ruotano intorno al progetto devono diventare come un coro, ben armonizzati e con la propria partitura.

The project is made by the stakeholders. All those who revolve around the project must become like a chorus, well harmonized with its score..

Knowledge

Conoscenza approfondita acquisita mediante esperienza, istruzione, osservazione o indagine che consente di comprendere un processo, una pratica, una tecnica o l'utilizzo di uno strumento.

. In-depth knowledge gained through experience, education, observation or investigation that allows you to understand a process, a practice, technique or the use of a tool.

I costi

Senza progetti un’azienda muore, anche con un’attenzione maniacale ai costi un’azienda muore.

Il costo è quello che un prodotto, servizio ed è commisurato al suo valore. L’attenzione ai costi è quella che noi abbiamo quando cerchiamo di utilizzare al meglio le risorse tenendo presente il budget. Fare progetti costa ma il costo è commisurato al risultato.

Without projects a company dies, even with an obsessive attention to the costs a company dies.

The cost is one that has a product, service, and is commensurate with its value. Cost-awareness is what we have when we try to make better use of resources taking into account the budget. Make projects costs but the cost is commensurate with the result

PMO

La sigla PMO è composta da tre iniziali: Project o Program, Management e Office. Ognuna delle tre dà uno spaccato di una importante dimensione in cui ci si muove.

La prima parla di innovazione, la seconda di gestione di risorse e la terza di posizione organizzativa.

The acronym PMO is composed of three initials: Project or Program Management Office and. Each of the three gives a cross-section of an important dimension in which you are moving.

The first comes to innovation, the second means resource management and the third is referred to an organizational position 

Il rischio

All’inizio del progetto dobbiamo fare subito l’analisi del rischio. Il registro del rischio, infatti, nasce da subito e muore alla fine del progetto trasformandosi in lezioni apprese.

At the beginning of the project we have to do immediately risk analysis. The risk register, in fact, comes from the start and dies at the end of the project turned into lessons learned..

La WBS

Quando affrontiamo la WBS dobbiamo guardarla nell’ottica dell’intero progetto. Iniziare dai deliverables e abbinare a questi il pacchetto di lavoro che serve per crearli. Alla fine avremo una lista di titoli di cui dovremo dare i contenuti.

When we face the WBS we look at a view of the entire project. Start with the deliverables and match these work package that is used to create them. At the end we will have a list of titles of which we give the content..

L'organizzazione

Il rapporto del Project Manager con le LOB (line of business) dipende dal tipo di organizzazione in cui opera e dal potere che ha. Se il potere è basso sarà in balia degli eventi e diventerà un passacarte.

The relationship of the Project Manager with the LOB (line of business) depends on the type of organization in which it operates and the power that he has. If the power is low will be at the mercy of events, and become a bureaucrat..

il piano

Appena pubblicato il piano dobbiamo prepararci a mantenerlo aggiornato a periodicità fissa. Infatti periodicamente, es. una volta alla settimana, dobbiamo raccogliere informazioni sullo stato di avanzamento delle attività e informare tutti su: pianificato, realizzato/da realizzare, stima a finire ricalcolata sulla base delle informazioni che abbiamo ottenuto analizzando quanto realizzato  .

Just published the plan we must prepare ourselves keep it updated in fixed intervals. Indeed periodically, eg. once a week, we need to collect information on the progress of activities and inform all of: planned, carried out / to be carried out, estimated to finish recalculated based on the information we have obtained by analyzing what has been achieved.

Gli stakeholders

Nella stakeholder analysis dividiamo gli stakeholders in gruppi classificandoli a seconda della loro influenza e importanza nella riuscita del progetto ; al gruppo principale appartengono lo sponsor e il team. Il team deve essere guidato e protetto, mentre lo sponsor deve essere costantemente aggiornato su quello che c’è da fare, quello che è stato fatto e quello che sarà fatto. Per fare ciò dobbiamo dividere il tempo; al tempo zero dobbiamo fare un piano completo per far capire a tutti come intendiamo muoverci e quando daremo a tutti informazioni sull’andamento del progetto (milestone).

In the stakeholder analysis we divide the stakeholders in classifying groups according to their influence and importance in the success of the project, the main group belong the sponsor and the team. The team should be guided and protected, while the sponsor has to be constantly updated on what to do, what has been done and what will be done. To do this we divide the time, at time zero we have to do a comprehensive plan to make everyone understand how we intend to move and when to give you all information on the project (milestones).

la fiducia

Quando lavoriamo con altre persone è importante costruire con loro un rapporto fatto di fiducia. Per fare ciò dobbiamo dedicare loro del tempo, anche se ci sembra che non sia necessario; se le persone sentono inutile il lavoro che fanno smetteranno di farlo .

When we work with other people is important to build a relationship with them made of confidence. To do this we must devote their time, even if it seems that it is not necessary, but if people feel useless the work they do will stop it.

nozze

da http://www.cinquegiorni.it

Tecnica e fantasia

Tecnica e fantasia sono un prezioso patrimonio che va utilizzato in modo bilanciato facendo un attenta analisi della situazione da affrontare. Pensate ad un parrucchiere: per tagliare i capelli la tecnica domina, fare il taglio adatto al cliente è la fantasia a dominare. Per noi fare nel fare il  piano è la tecnica a dominare, adattare il piano agli stakeholders e capirne le esigenze è la fantasia.

Technique and imagination are a valuable asset that should be used in a balanced way by a careful analysis of the situation to deal with. Think of a hairdresser: to cut hair the technique dominates, making the cut appropriate to the client is the imagination to dominate. For us to do in the plan is the technique to master, adapt the plan to the stakeholders and understanding their needs is the imagination.

Le comunicazioni

Ciò che i manager hanno imparato nel corso degli ultimi anni, da  quando si è verificato questo bisogno di flessibilità nell'organizzazione, è che hanno necessità  di trascorrere del tempo a costruire l'organizzazione, migliorando le loro comunicazioni di lavoro inter-gruppo di lavoro, l'installazione di nuovi tipi di sistemi di controllo del lavoro, e la costruzione di forti relazioni interpersonali.

What managers have learned over the last few years, as this need for flexibility in the organization has occurred, is that they need to spend time building the organization by improving their inter-workgroup communications, installing new types of work control systems, and building strong interpersonal relationships.

Principles of project management PMI (1984) Adams, Bilbro, Stackert pag 95

Il PMO

Per attivare un PMO dobbiamo disegnarne le funzionalità, poi abbinare ad ogni funzionalità un deliverable ed a ogni deliverable il progetto che lo genera..

To activate a PMO we have to generate the functions , then  match to each feature a deliverable, and each deliverable in the project that generates it.

Il cambiamento

Non si può fare più di un cambiamento alla volta. Un cambiamento composto può dare problemi perché non si capisce quale dei fattori è più osteggiato e non si può agire di conseguenza.

You can not make more than one change at a time. A change composed can cause problems because it is not clear which of the factors is opposed and you can act accordingly.

Il cambiamento

Un Project Manager deve essere cosciente che il suo progetto porterà un cambiamento nel mondo circostante ed agire di conseguenza. Il cambiamento impatta sulle persone e le loro abitudini quindi verrà osteggiato da chi non ama il cambiamento e amato da chi è naturalmente predisposto ad essere flessibile. La stakeholders analysis ci aiuterà a capire come reagiranno i nostri clienti .

A Project Manager must be aware that his project will bring a change in the world around them and act accordingly. Change impacts on people and their habits then it will be opposed by those who do not like change and loved by those who are naturally predisposed to be flexible. The stakeholder analysis will help us understand how they will react to our customers.