Massime da allievi

Organizzare il proprio lavoro aiuta a lavorare meglio. 

massime da allievi

Anche se lavori da solo in un team composto da una sola persona, non è detto che tu sia il PM.

Vito

massime da allievi

Un’attività che si prevede difficile sarà difficile. Un’attività che si prevede facile sarà tanto più difficile quanto più semplice appariva

massime da allievi

Essere collaborativi ripaga sempre.

massime da allievi

Quando fai qualcosa chiediti sempre se avresti potuto farla meglio.

Massime da allievi

Prima di raccogliere il frutto pianta il seme

Vitozzi Vittorio

Massime da allievi

Non c’è niente di più definitivo di una soluzione temporanea

Il tecnico

Convincere un tecnico a pianificare è un’impresa quasi titanica. L’attenzione al prodotto è più forte dell’attenzione al progetto. Per questo il Project Manager deve essere molto paziente e dedicare tempo al team in modo da far capire ad ogni componente qual è il suo ruolo nel progetto e l’importanza del suo lavoro.

Le alternative

La pianificazione di un progetto è fatta da diversi elementi, il primo dei quali è la gestione delle alternative. Normalmente chi è incaricato della realizzazione di un workpackage, non appena ne ha l’incarico, si fa il film della realizzazione, senza neanche chiedersi se ci sono alternative. Lo scambio tra i componenti del team ci permette invece di cercare la strada più conveniente tra le tante possibili.

Portfolio Management

Uno dei compiti più importanti di un portfolio manager è quello di guidare la Governance nel bilanciare il Portfolio. Quindi la scelta dei parametri da abbinare ad ogni progetto/programma è il processi chiave del portfolio management.

La maturità del Project Management

Avere un sistema di miglioramento del Project Management in azienda implica prima di tutto avere un sistema funzionante. Poi renderlo stabile.

Questo implica identificare come il sistema distinguerà tra cause comuni di variazioni e cause speciali e fare in modo che il sistema raggiunga gli obiettivi più del 95% delle volte. Per quanto riguarda i progetti questo significa che devono rispettare tempo, budget e scope almeno il 95% delle volte.

Kendall-Rollins Advanced Project Portfolio Management and the PMO (2003) J.Ross Publishing

Tecnico vs manager

Come Manager noi dobbiamo raggiungere gli obiettivi di progetto usando una quantità limitata di risorse,  cioè di staff, budget e attrezzature. Per farlo noi compiamo azioni ed utilizziamo competenze che includono comunicazione, delega, training, pianificazione, motivazione, comportamenti, , gestione dei conflitti e problem solving.

M. S. Dobson  Project Management for Technical Professional (2001) PMI

Tecnico vs manager

La professione riguarda chiunque ha bisogno di un set di skill avanzati per eseguire un lavoro particolare.

Spesso richiede una formazione specifica … ed un pensiero tecnico e basato sui fatti. Ci sono domande giuste e sbagliate per ogni problema con cui ci confrontiamo. Il lavoro è spesso orientato al progetto.

M. S. Dobson  Project Management for Technical Professional (2001) PMI

La realtà

Perché al tecnico è così difficile fare un piano? Perché cerca sempre un punto di appoggio che sia realistico e per questo spacca le attività a livello infinitesimo impiegando un tempo che non è compatibile con il concetto di piano.  Il piano infatti deve essere emesso in tempi brevi per permetterne la pubblicazione e quindi per farlo diventare la base con cui colloquiare con il team.

La realtà

Simulare la realtà è la nostra sfida maggiore. Il piano in fine dei conti è una simulazione della realtà fatta avendo a disposizione un certo numero di informazioni che devono essere prese come vere. Su queste costruiamo una road map da seguire

Iniziare

Come iniziare un programma? dall'inizio.
Il primo documento è il Program Charter seguito dal program Roadmap. Il program Charter contiene la giustificazione, la vision, l'allineamento strategico, i risultatidesiderati, lo scope, i benefici ed i componenti iniziali.

La gerarchia delle lamentele

Se si studiasse il livello delle lamentele nell’ambito lavorativo potrebbe anche essere utilizzato per misurare lo stato di salute dell’organizzazione, specialmente se si ha a disposizione un campione abbastanza ampio.

A.Maslow – Il Management (2004) Armando Editore

Requisiti per un PM

La maggior parte dei PM hanno avuto formazione ed esperienza.  Parlando in modo generale la maggior parte di loro hanno una base tecnica che generalmente gli dà una grossa conoscenza e una parte di esperienza in campo tecnico specifico, ma una limitata conoscenza in altri campi tecnici. …. Hanno bisogno di aggiungere esperienza in altri campi tecnici e alcune conoscenze dettagliate delle maggiori aree manageriali funzionali in modo che possano integrare meglio le risorse umane e le diverse aree tecniche del progetto.

Principles of Project Management (1997) PMI

Lezioni apprese

I membri del team dovrebbero tenere una sorta di diario quotidiano in cui appuntano le loro riflessioni. Questo diario verrà poi utilizzato nel brainstorming periodico che servirà per trasformare gli appunti in lezioni apprese. Per poter ottenere le lezioni apprese da un tecnico , che, di solito, non è abituato a scrivere dobbiamo dargli uno schema semplice ed un formato a lui consono, affinchè si abitui a questo utile esercizio.

le lezioni apprese

L'apprendimento continuo ed il miglioramento sono al livello più alto in un modello di maturità aziendale. Infatti possiamo stabilire che, senza lezioni apprese un'Azienda può facilmente passare dalla maturità all'immaturità. La conoscenza si perde e gli errori passati si ripetono.

Le definizioni

La cosa più difficile, quando si inizia il lavoro per l’attivazione di un PMO, è quella di condividere delle definizioni.

La definizione di progetto, la definizione di work package, di Statement of work devono essere fissate fin dall’inizio per capire subito quali sono i componenti di portfolio con i quali ci si confronta.

Il Programma

Iniziare un programma è veramente un momento di grande responsabilità. Come per un progetto bisogna fare la Program Charter, poi elencare gli stakeholders e fare un piano di gestione, quindi creare il PWBS, Program Work Breakdown Structure. La parte più importante è il piano della comunicazione che governa la comunicazione tra progetti  e tra progetti e programma. 

IL PMO

Creare un PMO è un programma con tutte le caratteristiche. La prima cosa da fare è quella di scegliere il tipo di PMO che si vuole, poi scrivere il mission statement.

Il fattore critico di successo è il supporto del management. Quindi il programma deve essere presentato a tutti gli stakeholders e i suoi obiettivi e tempi devono essere condivisi.

La gestione

Il  modo migliore di gestire un progetto passa dalla consapevolezza del rischio che si corre a non gestirlo. E' un lavoro di tipo manageriale che mette insieme competenze che un tecnico deve acquisire. Non ci si deve più concentrare sul prodotto ma sulla modalità di gestire tutte le attività necessarie a fare si che chi costruisce il prodotto possa lavorare in pace e dare il massimo. Proteggere il lavoro degli altri è la parola chiave.

Lo stress

Lo stress è una dominante dei progetti. Deriva dall'incapacità di gestire il tempo e di bloccare i disturbi. Nei momenti di maggior stress chiediti se non è il caso di sederti e chiedersi: se tiro il fiato succede qualcosa? la risposta sarà sicuramente: non me lo posso permettere. Questo è indice di estrema presunzione perchè il mondo va avanti ugualmente anche se voi restante un pò indietro.

Le alternative

La gestione del progetto richiede una buona dose di pazienza perché ogni azine deve essere ponderata, se ne devono valutare le conseguenze e i rischi. Nella fase iniziale della pianificazione non bisogna accontentarsi del primo risultato che ci sembra soddisfacente ma bisogna sempre chiedersi: c’è la possibilità che non abbia esplorato tutte le alternative? Il team ci può aiutare a rispondere a questa domanda. 

La responsabilità

Noi siamo responsabili di proteggere il lavoro del team da ogni disturbo esterno affinché il lavoro prosegua speditamente. Non dobbiamo mantenere la calma in ogni occasione perché il nervosismo è come il morbillo… si attacca. 

le attività

La ricerca dell’ottimizzazione dei percorsi e del flusso delle attività deve far parte del nostro lavoro quotidiano. Perché fermarsi alla prima soluzione quando ne può esistere una migliore? Noi tendiamo a ripetere le stesse sequenze ma, con l’aiuto del team, possiamo rompere lo schema e vedere nuovi orizzonti.

la comunicazione

Le comunicazioni tra i componenti di un portfolio devono essere definite con molta cura. I progetti inviano ai programmi la comunicazione sull’avanzamento delle attività e sui legami tra attività tra progetto e progetto. Il programma restituisce decisione chiave sull’avanzamento in relazione all’avanzamento del programma stesso.

Il progetto

Un Progetto può essere anche definito come “internally focused”, “externally focused” o entrambi, mentre i deliverable per ogni tipo di Progetto possono essere prodotti e/o servizi. I Progetti “internally focused” producono deliverable che rappresentano input per altri step di progetto, altre persone o organizzazioni interne all’Azienda di appartenenza. Invece, i progetti “externally focused” producono, tipicamente, output e deliverables per persone o organizzazioni esterne all’Azienda di appartenenza, come, ad esempio, clienti o sponsor del Progetto.

il portfolio

Il portfolio contiene le informazioni relative al progetto: Business case, data inizio e fine, programma di appartenenza, collegamento con altri progetti, descrizione, dati finanziari, milestones, ultima milestone raggiunta, stato, e osservazioni utili a capirne la criticità, indici di catalogazione e di riferimento agli obiettivi aziendali. Indice di rischiosità ed altri dati necessari a capirne l'importanza.