Il prodotto

Il progetto ha come risultato un prodotto/servizio/risultato. Finisce quando la vita del prodotto inizia. Ci sono due punti in cui deve essere presa in considerazione l’intera vita del prodotto, quando si parla di costi e quando si parla di qualità. Allora dobbiamo guardare al ciclo di vita totale del prodotto perché la qualità deve garantire alcune caratteristiche del prodotto e preservarle fino a che questo muore. 

Le persone

Coinvolgere significa avvincere conquistare emotivamente. Cosa vuol dire questo per un progetto. Vuol dire cercare un fattore comune di interesse ed utilizzarlo per tenere lo stakeholder a stretto contatto con il progetto. Per questo è molto importante la fase iniziale in cui si condivide lo scope statement. In questa fase infatti si cerca di mappare l’interesse dei cointeressati per coltivarlo in seguito.

Le persone

Le persone sono la parte più importante di un progetto, quindi bisogna concentrarsi sul loro coinvolgimento. Spesso il Project Manager arriva da un esperienza tecnica e si concentra quindi sulla parte tecnica ignorando la parte politica. Questo è un grosso errore, perchè un cointeressato trascurato sarà un nemico. Cerchiamo quindi di capire quali sono i gruppi di interesse che gravitano intorno al progetto e fare un piano di coinvolgimento.

La fase di inizio

La fase di inizio di un progetto  è la parte più importante. Da non confondere con il gruppo di processi di inizio. E’ la fase da cui escono la proposta ed il piano di massima. Va pianificata con la massima cura perché il suo risultato sarà quello che guiderà il resto del progetto. 

La comunicazione

Comunicare non è solo una partita a ping pong in cui non riuscite a essere mai certi come sarà il prossimo colpo, e in cui però cercate di mettere l’altro nella condizione di decidersi a rispondere come vorreste.

Annamaria Testa (2000) Farsi capire  Rizzoli pag 72

Il messaggio

Argomentare significa proporre dei ragionamenti che hanno come scopo principale quello di convincere l’interlocuore o gli interlocutori ai quali ci si rivolge. L’argomentazione mette in campo un complesso di ragionamenti opportunamente collegati tra loro allo scopo di convalidare o di confutare (cioè controbattere o anche invalidare) una tesi.

Buni, Alfieri, Fornasiero, Goldmann Manuale di scrittura e comunicazione Zanichelli 1997 pag. 69

I giochi

Ma tu non me lo avevi detto: Lo giocano quelli che si comportano come se andassero in giro con un cartello cosi: io sono perfetto, se non l’ho fatto è solo perché non me lo avevi detto. In realtà chi lo porta soffre di narcisismo e ha bisogno di essere coccolato. Fa solo cose che gli fanno guadagnare visibilità e di conseguenza ignora quelle di routine. Ha bisogno di coccole. Assecondatelo perché non riuscirete a cambiarlo. Nelle cose che fa è veramente bravo perché ne va del suo amor proprio, quindi ne avrete beneficio anche voi.

I giochi

L’individuo solitario  ha due mezzi per strutturare il suo tempo: l’attività e la fantasia (fare e immaginare di fare). Si può essere soli anche in mezzo a tanta gente, e lo sanno tutti gli insegnanti. Chi fa parte di un aggregato sociale ha varie possibilità di strutturazione del suo tempo. In ordine di complessità vengono: 1) Rituali 2)Passatempi 3)Giochi 4)Intimità 5)attività che può fare da matrice a tutte le altre.

E.Berne V edizione tascabili Bompiani 1987 pag 20

I giochi

Lo gnorri:
Lo gnorri è colui che sistematicamente fa solo quello che gli piace fare ignorando il resto. E' un personaggio antipatico che tende a scaricare sugli altri la colpa per ciò che non fa ed a nascondersi dietro la frase: ma io non lo sapevo.
Per questa tipologie di persone funziona perfettamente la tecnica della verbalizzazione di tutto ciò che gli si dice. Sarà faticoso, ma funziona.

I giochi

La vergine ferita:
La vergine ferita  è colui che tende a porsi nell'atteggiamento 'io sono perfetto, quindi se solo osi dirmi qualcosa mi offendo'. Si aspetta che chi stà dall'altra parte stia al suo gioco e quindi si comporti di conseguenza chiedendo scusa. Per rompere lo schema portate subito l'attenzione su un'altra importante attività che intendete affidargli distraendolo così dall'autoincensamento e, quando meno se lo aspetta, affondate 'il coltello'

La leadership

Il livello di crescita di una persona è strettamente legato all’obiettivi che gli si dà ed allo stile di leadership che si adotta. Infatti se una persona non ha la competenza per un compito particolare qualcuno deve affiancarla e sostenerla ma poi lasciarla provare da sola.

Le tecniche

Analisi Monte Carlo: Tecnica che calcola, in modo reiterato, il costo del progetto o la schedulazione di progetto utilizzando in input dei valori selezionati in modo casuale da distribuzioni probabilistiche di costi e di durate possibili, per calcolare una distribuzione possibile di costi totali e date di completamento del progetto

I giochi

Lo scaricabarile
Un gioco importante è quello dello scaricabarile in cui ci sono due soggetti che dicono ambedue: ma doveva farlo lui. I due giocatori possono essere uno interno e l'altro esterno al progetto, oppure ambedue interni. Il primo caso è un classico di un progetto in cui non è stato ben definito l'ambito, il secondo è un problema analogo riferito al workpackage. E' un rimpallo continuo e, come nel gioco della palla bisogna che un terzo si introduca e si appropri della palla ovvero dell'oggetto del contendere
Bisogna cioè rompere gli schemi, cioè riportare il problema al nocciolo, cioè all'obiettivo, e chiedendo ai due contendenti la di trovare una soluzione oppure prendere noi stessi la decisione e rimuovere il blocco. La negoziazione è la soluzione migliore ma a volte manca il tempo.

Lo stress

Lo stress in un progetto e'salutare perche' fa capire quando e' il momento di fermarsi, riflettere e riapianificare. Infatti se ci sembra che tutto sia nel caos e ci sentiamo impotenti e' soltanto perche' lo stress obnubila le nostre capacita' raziocinanti, quindi un momento di pausa con attivita' rilassanti puo' salvare il progetto. Puo' sembrare strano, ma se quando vi accorgete di superare la soglia che divide la capacita' di guardare le cose lucidamente dall'azione 'alla rampazzo' cioe' a caso, prendetevi una pausa, andate al cinema o a vedere la partita, mettete il cervello a riposo per un po' e vedrete che tutto tornera' lucido.

Il tempo

Calcolare quanto ci vuole per un'attività è complicato per due motivi:
- quando utilizziamo la stima per analogia spesso ci basiamo sulla memoria che però non conserva tutto quello che è successo a contorno, che non abbiamo considerato importante, ma solo i fatti salienti. A meno che non siamo in possesso della traccia scritta del progetto a cui facciamo riferimento
- Le attività passate ci sembrano facili perché le abbiamo fatte quindi tendiamo ad essere ottimisti, salvo poi  raddoppiare il tempo stimato per proteggerci

Control account

Punto di controllo della gestione nel quale si verificano l'integrazione di ambito, budget, costo effettivo e schedulazione e in cui avviene la misurazione delle prestazioni. I punti di controllo vengono collocati in punti selezionati (componenti specifici a livelli selezionati) della WBS. Tutti i punti di controllo includono uno o più Work Package, ma ciascun Work Package può essere associato a un solo punto di controllo. Ogni punto di controllo è associato a uno specifico singolo componente organizzativo appartenente alla struttura di scomposizione dell'organizzazione (OBS). Precedentemente denominato piano riepilogativo dei costi.

La stima

Per stimare correttamente l'impatto valutate quanto tempo ci vuole, includete la percentuale di rischio e calcolate l'impatto sui restanti task.Siate molto accurati perche' spesso i progetti vanno in crisi a causa di una visione parziale dei risultati.

Le decisioni

Per prendere decisioni mirate se avete tempo chiedetevi quali sono le possibilità che avete. Classificatele secondo una matrice che tenga conto dei seguenti fattori:

-         Impatto sul piano

-         Vincoli

-         Punti di forza e punti di debolezza dal punto di vista stakeholder

Ricordate che, se considerate ogni fase come un piccolo progetto, non correrete il rischio di mangiarvi tutti i buffer all’inizio.

Il leader

Un'altra caratteristica importante del leader è quella di mantenere la calma qualunque cosa succeda e la necessaria lucidità che occorre per prendere decisioni in un tempo limitato. Per questo, quando succede qualcosa sedetevi e fate un processo accurato di problem solving arrivando alla radice del problema senza perdenrvi nei meandri dei particolari non importanti. Un utile esercizio è quello che farete quando rispondere alle domande per l'esame PMP. Ci sono delle situazioni, 4 possibili risposte ed un tempo limitato a circa un minuto. Quali sono i fattori da tenere in considerazione?

La leadership

"Non seguitemi, mi sono perso anch'io" citava una vignetta dei Peanuts. Noi non possiamo farlo, quindi gambe in spalla e occhi aperti. Esercitate la vostra memoria selettiva, fate entrare le informazioni e selezionatele secondo l'importanza. Questa tecnica si impara e serve tantissimo. Per prima cosa si applica alle informazioni iniziali e poi a tutte le altre che vi arrivano. Per selezionare le informazioni bisogna avere un sistema di indicizzazione che si forma attraverso la fase in cui il PM discute con gli stakeholders il Charter.

La catena del comando

In un progetto la catena del comando e' composta dallo sponsor, dal project manager, dal team leader. Gli strumenti del comando sono il Charter, lo scope statement ed il dizionario della WBS. In quest'ultimo sono riportati anche i ruloli, cioe'la OBS. Sul dizionario della WBS si appoggiano anche la CBS (cost ) la RBS ( risorse) la PBS (contratti) , la RiBS (rischi).

Le decisioni

Il pm e'un decisionista. Per potere fare cio'ha bisogno di avere molto chiaro l'ambito, i vincoli, il contesto. Tutto questo arriva dalla conoscenza del progetto che si e' fatto durante la fase di pianificazione quando, con il team, ha suddiviso il progetto in fasi e pacchetti di lavoro. Se a questa fase non si dedica il tempo giusto questa impoertante funzione non puo' essere svolta.

La WBS

Dopo aver definito lo Scope del progetto, cioè i deliverables che questo produrrà, cominciamo a capire con l’aiuto degli stakeholder di prodotto, come vedono il mondo alla fine del progetto. Cioè come si immaginano quando il team di lavoro avrà finito il suo compito. Per questo dobbiamo, da una parte scatenare la creatività del gruppo, dall’altra ingabbiarla poi all’interno dei vincoli di tempo, costo, qualità.

Il leader

La caratteristica principale di un leader di successo è la capacità di creare una vision condivisa e di saperla mantenere costante nel tempo.  Tutto intorno a lui/lei cambia ma il timoniere mantiene sempre la rotta.

Il leader

Che tipo di leader vorremmo avere in un mondo che cambia? Un leader visionario o un leader affidabile? O una persona che unisce le due caratteristiche? Pensate alla persona che più ha segnato la vostra carriera e condividete con noi la caratteristica che più vi ha colpito. Useremo l’informazione per definire meglio Osvaldo.

Le credenze

Ci sono, quindi, due condizioni fondamentali che sono alla base di ogni impegno. Il primo è avere un valido insieme di credenze. C'è un vecchio detto che recita: "Battiti per qualcosa o cadrai per un’inezia". La  seconda è la fedele adesione a quelle credenze con il proprio comportamento. Forse la migliore descrizione di impegno è di "persistenza verso uno scopo"..

Il valore delle cose

Le cose importanti prima di tutto

Pensa rifletti ragiona

Mai come oggi in cui i costi sono sotto il riflettore, il PROJECT Manager deve fare il massimo per utilizzarli bene. Non dobbiamo parlare solo di quanto costa ma, soprattutto di cosa ci compro. Spostare quindi l’attenzione sul valore dello cose e pubblicizzarlo. 

sistema di gestione della configurazione

Sottosistema del sistema di Project Management complessivo. Si tratta di una raccolta di procedure formali documentate utilizzate per impartire istruzioni tecniche e amministrative per: identificare e documentare le caratteristiche funzionali e fisiche di un prodotto, risultato, servizio o componente; controllare le modifiche apportate a tali caratteristiche; registrare e segnalare ogni modifica e il relativo stato di implementazione e coadiuvare la revisione di prodotti, risultati o componenti per verificarne la conformità ai requisiti. Il sistema include la documentazione, i sistemi di tracciamento e la definizione dei livelli di approvazione necessari per autorizzare e controllare le modifiche. Nella maggior parte delle aree applicative, il sistema di gestione della configurazione comprende anche il sistema di controllo delle modifiche.

Il dizionario della WBS

Un documento che fornisce informazioni dettagliate deliverable, attività, e programmazione su ogni componente della struttura di suddivisione del lavoro.

il registro degli stakeholders

Il contenuto del registro è:

• ·  Anagrafica dello stakeholder e funzione di appartenenza
• ·    Caratteristiche dello stakeholder e caratteristiche richieste alla funzione di appartenenza
• ·    Azioni che il gruppo di lavoro farà per mantenere vivo l’interesse dello stakeholder
• ·   Griglia stakeholder/requisito

Attenzione alla differenziazione tra funzione e stakeholder, la funzione di appartenenza potrebbe avere un interesse positivo e lo stakeholder da questa delegato potrebbe essere negativo